纸质档案数字化的定义及优势有哪些

　　纸质档案的数字化，即通过数字化扫描、转换等手段，对纸质档案进行数字化处理，形成纸质档案全文数据库的过程。那么纸质档案数字化有哪些优势呢？

　　（一） 能减少管理的成本费用。纸质档案管理各方面的要求都较高，档案库房除需配备空调、去湿机、灭火器等设备外，还要达到“八防”标准。另外，要做好纸 质档案管理工作，还需要投入大量的人力、物力和财力，管理成本相对较高。而档案数字化使传统的以纸质 为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保 管费用，节省了占地空间.而且查阅起来极为方便快捷。

　　（二） 能增强对档案原件的保护。通过数字化录入、 电子档案建立以及信息化管理，可以替代原件使用，减少纸质档案的翻阅次数，有效保护原始档案，延长其使用寿命，还可杜绝在査阅档案过程中可能发生的抽取、 撤换、涂改档案材料等现象的发生。另外，将纸制档案 转变为数字化电子档案后，档案的使用将更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。纸质档案在数字化后，将来的整理、编冃、 统计、查阅、编研、开发等各项工作，都可不再动用原始档案，从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然 侵害，有利保障档案的安全。

　　（三） 能有效提高工作的效率。釆用新的方式方法， 应用先进技术手段，实现从手工检索到计算机检索的转变，省去了逐卷逐页査找的时间，有利于准确査找到所需的档案材料，减少了许多中间环节和劳动强度，大幅度地提高了工作效率。

　　（四） 能改进档案的开发利用。随着计算机技术、扫 描技术的发展，将各种档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式予以存储，使得档案利用呈现出 另一片天空，不仅有效地提高了档案的利用率，而且为实现档案信息资源共享创造了有利的条件。实现纸质 档案数字化，能冲破纸质档案利用的种种局限，使档案 部门从封闭走向开放,实现档案信息资源的合理共享， 从而为社会提供高效、优质的服务。档案数字化使査询 档案资料变得非常简单，真正让利用者做到足不出户便可知晓天下大事。

　　（五）能实现档案馆（室）同社会上其他部门的真正 对接。在办公自动化、信息传输网络化日益普及的情况下，社会上很多部门已经实行了无纸办公和信息的网 络传送。纸质档案实现数字化，不仅有助于档案部门与 其他单位对接,而且有助于更好地融入社会，使档案信 息在更大范围内更好地发挥作用。